Paiements B2B pour les grossistes : ce que vous devez savoir

Les paiements B2B ont un impact considérable sur la croissance de votre entreprise. Contrairement aux simples transactions des consommateurs, les paiements entre entreprises comportent plusieurs niveaux de complexité, comme la réglementation, la sécurité des données et la facturation.

De plus, les paiements B2B peuvent atteindre des montants énormes, surtout pour les grossistes ou les distributeurs qui vendent en gros. Et si votre entreprise propose des remises sur volume pour encourager les commandes plus importantes, votre système de paiement doit en faire encore plus. Il doit appliquer les bonnes remises selon la quantité commandée, gérer des conditions de paiement flexibles et traiter en toute sécurité des transactions de montant élevé.

Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'est un paiement B2B, comment il fonctionne, quels sont les modes de paiement B2B les plus courants et les bonnes pratiques pour utiliser les solutions de paiement B2B.

Un paiement B2B est une transaction entre deux entreprises pour des biens ou des services, qui implique généralement des conditions et des modes de paiement négociés.

Les paiements B2B sont fondamentalement différents des transactions B2C. Voyons les principales différences entre ces deux types de paiement :

Malgré ces différences, les paiements B2B comme B2C évoluent vers une nouvelle approche appelée B2P, ou « business to people ». Selon Intero Digital, le B2P met l'accent sur la dimension humaine de tous les décideurs impliqués dans le processus d'achat.

Attendez-vous donc à voir les solutions de paiement B2B devenir plus conviviales et intuitives, avec des interfaces et des expériences qui n'ont rien à envier aux applications de paiement grand public.

Avec l'essor du commerce en ligne, les jeunes générations d'acheteurs réclament une expérience plus proche du B2C. D'ailleurs, une enquête de Digital Commerce 360 souligne que sept acheteurs B2B sur dix préfèrent désormais passer commande en ligne plutôt que par téléphone ou par e-mail.

À l'inverse, les paiements B2C évoluent aussi vers des modèles inspirés du B2B. La tarification par abonnement, traditionnellement dominée par les entreprises B2B, est de plus en plus répandue pour les produits et services grand public.

Même s'il existe de nombreux modes de paiement, ils suivent généralement un processus structuré :

Une transaction B2B commence lorsqu'un acheteur souhaite acquérir des produits ou des services. En interne, les responsables côté acheteur créent un document appelé demande d'achat (Purchase Requisition, PR), qui précise les quantités et les exigences relatives aux produits et services.

L'acheteur recherche ensuite des fournisseurs potentiels et recueille des devis en leur adressant une demande de devis (Request for Quote, RFQ) ou une demande d'information (Request for Information, RFI). Après avoir comparé les prix, la qualité et les délais de livraison, l'acheteur sélectionne un fournisseur pour entamer la négociation.

Une fois que les deux parties se sont mises d'accord sur les conditions, l'acheteur émet un bon de commande (Purchase Order, PO), soit l'intention d'achat officielle. Ce document sera important pour les futurs justificatifs de paiement. N'oubliez pas qu'un bon de commande est un document juridiquement contraignant.

Le fournisseur traite la commande puis livre les biens ou le service prévus à l'acheteur, accompagnés d'un bon de livraison. Il adresse en même temps une facture de vente au service comptabilité fournisseurs de l'acheteur. La facture est une demande de paiement qui reprend généralement les informations du bon de commande d'origine.

L'acheteur établit ensuite un bon de réception pour confirmer la réception et l'état des marchandises.

Avant d'approuver le paiement, l'équipe financière de l'acheteur vérifie soigneusement que tout concorde. C'est ce qu'on appelle le rapprochement à trois voies. L'équipe compare trois documents pour s'assurer qu'ils correspondent :

• Le bon de commande (ce qui a été commandé)
• Le bon de réception (ce qui est réellement arrivé)
• La facture (ce que le vendeur facture)

💡Comme les transactions B2B portent sur des montants importants et mobilisent des ressources de l'entreprise, elles nécessitent généralement l'approbation de plusieurs parties prenantes. C'est l'un des principaux facteurs qui distinguent les paiements B2B des paiements B2C.

En B2B, le mode de paiement est négocié entre les deux parties, mais il dépend souvent du rapport de force. Même si le vendeur indique sur la facture les conditions et les options de paiement disponibles, le mode réellement utilisé peut dépendre de l'accord déjà en place entre les deux entreprises.

L'équipe financière de l'acheteur prépare ensuite le paiement en saisissant et en vérifiant les informations du vendeur, par exemple :

• Les coordonnées bancaires ou les informations de paiement du vendeur
• Le numéro et le montant de la facture
• La date de paiement
• Toute note de référence

Une fois vérifié, le paiement est transmis à la banque ou au processeur de paiement. Selon le calendrier de paiement de l'entreprise, il peut être regroupé avec d'autres paiements ou traité individuellement.

💡Bien qu'ils fonctionnent ensemble, un processeur de paiement n'est pas une passerelle de paiement. Le processeur traite et règle la transaction, tandis que la passerelle sert de pont : elle capte, chiffre et transmet les données de paiement de l'acheteur au processeur.

La transaction est ensuite finalisée par les deux parties une fois que le service comptabilité clients (Accounts Receivable, AR) du vendeur a reçu le paiement. Le vendeur confirme que le solde dû a été réglé et envoie souvent une confirmation de paiement à l'acheteur.

À ce stade, les éventuels écarts, comme des paiements partiels, des trop-perçus ou des erreurs, sont identifiés et résolus par échange entre les équipes AP et AR. Ce rapprochement est essentiel pour un reporting financier exact et aide les deux parties à tenir des comptes propres.

Le processus de transaction étant déjà complexe, vous devez bien choisir les modes de paiement B2B adaptés à votre entreprise.

Si vous êtes grossiste ou distributeur et proposez des remises sur volume, bonne nouvelle : vos modes de paiement restent les mêmes, seul le montant de la facture change. En effet, la remise sur volume est calculée et appliquée sur la facture en amont, avant toute discussion sur le paiement. L'acheteur règle ensuite le montant remisé avec un mode de paiement B2B classique.

Voici les modes de paiement B2B les plus courants pour ces transactions importantes, souvent de montant élevé :

L'ACH est un mode de paiement électronique très utilisé pour les transactions B2B. Il s'agit d'un type de virement électronique de fonds (Electronic Funds Transfer, EFT) qui traite le paiement entre comptes bancaires via un système centralisé et sécurisé.

Ce mode de paiement est principalement utilisé aux États-Unis, où il est géré par la NACHA (National Automated Clearing House Association). La NACHA est un organisme à but non lucratif qui exploite le réseau reliant toutes les banques américaines pour des virements électroniques fluides.

💡Les virements ACH transfrontaliers sont possibles, mais les virements internationaux via le réseau SWIFT restent plus répandus. Ils offrent des délais de réception plus prévisibles et acceptent des montants plus élevés.

L'ACH est apprécié des entreprises B2B pour les paiements nationaux, car ses frais de transaction sont bien plus faibles que ceux des virements bancaires ou des cartes de crédit. En revanche, le traitement ACH standard prend 1 à 3 jours ouvrés, ce qui est plus lent qu'un virement national le jour même.

Les entreprises peuvent effectuer des paiements ACH de deux façons :

• Directement via la banque : vous configurez les paiements ACH depuis votre plateforme bancaire professionnelle. Les frais sont plus faibles, mais le travail manuel est plus important et l'automatisation plus limitée qu'avec un processeur de paiement.
• Via un processeur de paiement tiers : des services comme Stripe et Melio offrent plus d'automatisation et de fonctionnalités que les plateformes bancaires. Les frais sont toutefois plus élevés, généralement de 0.8 % à 1.5 % du montant de la transaction, parfois avec des frais fixes ou des plafonds selon le processeur.

Le virement bancaire (wire transfer) est un type de virement électronique de fonds (EFT) qui permet de transférer directement des fonds entre comptes bancaires, généralement entre des banques ou des établissements financiers différents. Si certaines plateformes bancaires modernes peuvent automatiser les virements, ils demandent en général plus de travail manuel à configurer et à envoyer que les autres options de paiement numérique.

Les virements bancaires passent généralement par l'un de ces trois systèmes :

• Fedwire : exploité par la Réserve fédérale, c'est le système le plus utilisé pour les virements nationaux aux États-Unis. Fedwire traite les paiements immédiatement, ce qui est idéal pour les transactions B2B urgentes et de montant élevé.
• CHIPS (Clearing House Interbank Payments System) : un système privé géré par The Clearing House, qui traite les virements nationaux et internationaux. CHIPS utilise un système de compensation qui regroupe et règle les transactions à des heures précises de la journée. Il est couramment utilisé pour les paiements transfrontaliers en USD.
• RTP (Real-Time Payments) : le système le plus récent, lancé en 2017 par The Clearing House. Comme son nom l'indique, il rend les fonds disponibles immédiatement. Même si le RTP impose des plafonds de transaction, il convient aux marchands qui recherchent rapidité et praticité.

💡Pour les transactions internationales, les banques utilisent généralement le réseau SWIFT pour échanger les instructions de paiement. Cette infrastructure mondiale bien établie fait du virement bancaire l'option la plus fiable et la plus largement acceptée pour les paiements B2B transfrontaliers.

Malgré tous ces avantages, le virement bancaire coûte plus cher que tous les autres types de paiement B2B, avec des frais pouvant aller de $15 à $45 par transaction.

Notez que les virements bancaires sont irréversibles, ce qui les rend vulnérables à la fraude. Contrairement aux paiements par carte de crédit ou aux virements ACH, qui peuvent être contestés ou annulés, une fois le virement envoyé, les fonds sont perdus.

Les cartes de crédit professionnelles créent une dynamique intéressante dans les paiements B2B : les acheteurs les adorent, tandis que les vendeurs les découragent souvent. La raison ? Ce sont les vendeurs qui paient les frais, pas les acheteurs.

Du côté de l'acheteur, les banques et les émetteurs de cartes proposent de généreux programmes de récompenses et des périodes de grâce sans intérêts lorsque le solde est réglé intégralement. Les grandes banques et les émetteurs comme American Express, Chase et Capital One proposent aussi des cartes de crédit B2B spécialisées pour aider les entreprises à mieux gérer leur trésorerie.

Du côté du vendeur, non seulement vous devez payer les frais de traitement, mais ces frais correspondent souvent à un pourcentage du montant total de la transaction. De plus, de nombreux émetteurs appliquent un plafond de crédit, ce qui n'est pas idéal pour les transactions de montant élevé.

Dans certains secteurs où les acheteurs ont davantage de poids dans la négociation, la question n'est même pas de savoir s'il faut accepter les paiements par carte de crédit. Pour maîtriser ces coûts, la stratégie la plus courante est la surfacturation des paiements par carte : ajouter des frais supplémentaires lorsque l'acheteur paie par carte, ce qui revient à lui répercuter le coût de traitement.

Soyez attentif à la réglementation sur la surfacturation : certains États l'interdisent totalement, et les réseaux de cartes imposent des exigences précises aux vendeurs.

Les services de paiement numérique consistent à utiliser des plateformes comme PayPal Business, Stripe, Square et Melio pour effectuer rapidement et en toute sécurité des paiements nationaux ou internationaux.

Ces plateformes permettent des transactions rapides sans avoir à communiquer ses coordonnées bancaires à l'autre partie. L'argent circule entre les comptes de la plateforme, les comptes bancaires des deux parties étant connectés en coulisses pour l'approvisionnement et les versements.

La plupart des plateformes appliquent une structure de frais en pourcentage. Par exemple, Stripe applique un taux de 2.9 % + 30 ¢ par transaction réussie pour les cartes de crédit nationales, plus 1.5 % pour les cartes internationales. Si vous avez besoin d'une conversion de devises, comptez 1 % de plus.

En plus des frais de transaction, les plateformes facturent d'autres frais, par exemple :

• Frais ACH/de virement bancaire : un tarif différent (souvent plus bas, ou un montant forfaitaire plafonné) pour les virements bancaires directs plutôt que les paiements par carte de crédit ou de débit.
• Frais de rétrofacturation : des frais facturés lorsqu'un client conteste une rétrofacturation, qui peuvent être remboursés si le marchand obtient gain de cause.
• Frais de versement : des frais pour accéder aux fonds instantanément ou plus rapidement.
• Frais de conversion de devises : certaines plateformes ajoutent une marge aux taux de change. Si vous effectuez des transactions à l'international, mieux vaut vérifier auprès de vos plateformes de paiement le pourcentage appliqué.

💡Si vous êtes un marchand Shopify et utilisez des prestataires de paiement tiers, Shopify vous facture un petit pourcentage de frais de transaction tiers. Ce pourcentage varie selon votre forfait Shopify.

Le virement SEPA, pour Single Euro Payments Area (espace unique de paiement en euros), est un paiement scriptural qui facilite les paiements transfrontaliers en euros.

Le SEPA a été lancé par le secteur bancaire et des paiements européen avec le soutien des gouvernements nationaux. Le SEPA regroupe 41 pays européens, dont des pays hors zone euro et hors UE.

Pour effectuer des virements SEPA, il vous faut deux éléments :

• International Bank Account Number (IBAN) : une norme internationale d'identification des comptes bancaires pour les transactions transfrontalières
• Bank Identifier Code (BIC) : l'équivalent européen d'un numéro de compte bancaire américain

La plupart des paiements SEPA sont réglés en un jour ouvré, mais le délai exact dépend du type de virement SEPA utilisé, standard ou instantané. Le règlement peut prendre de quelques secondes à six jours ouvrés.

La méthode à l'ancienne des paiements B2B. Les chèques papier peuvent sembler dépassés maintenant que tout est numérique, mais ils ne sont pas près de disparaître. Selon l'AFP, 75 % des répondants n'ont pas l'intention d'abandonner les chèques au cours des deux prochaines années.

Mais voilà : les chèques papier sont en réalité l'un des moyens les plus lents et les plus risqués de gérer les paiements B2B.

Tout d'abord, les chèques papier sont envoyés par courrier, ce qui signifie qu'ils peuvent mettre plusieurs jours à arriver à destination. Si l'acheteur profite de ce délai pour gérer sa trésorerie au plus juste, c'est un processus contraignant pour le vendeur. Sans parler du risque de vol de courrier.

Cela dit, l'acheteur peut lui aussi avoir des ennuis avec les chèques papier. Si les fonds sont insuffisants au moment où le vendeur tente d'encaisser le chèque, celui-ci sera rejeté. Dans ce cas, l'acheteur se verra facturer des frais bancaires pour provision insuffisante et des pénalités de retard, appliquées par le vendeur pour paiement tardif.

Le vendeur peut également se voir facturer des frais par sa banque pour le chèque rejeté, ce qui rend ce mode de paiement encore plus problématique.

Les modes de paiement B2B traditionnels sont depuis longtemps jugés inefficaces. En effet, les transactions non automatisées entraînent des cycles de paiement plus longs, un rapprochement plus complexe et un risque d'erreur plus élevé.

Accepter des paiements B2B comporte certains défis que vous devez connaître :

• Processus lent : les processus de paiement B2B traditionnels sont chronophages et demandent beaucoup de main-d'œuvre. Le traitement manuel des factures, les longues chaînes d'approbation et le recours aux chèques papier entraînent d'importants retards de paiement. Ces retards pèsent sur la trésorerie et l'efficacité opérationnelle.
• Risques de sécurité : les paiements B2B sont des cibles de choix pour les fraudeurs, surtout lorsque les montants sont élevés. Hameçonnage, chèques volés et fraude à la facture ne sont que quelques-unes des menaces auxquelles vous devez faire face.
• Rapprochement source d'erreurs : le rapprochement manuel des paiements est fastidieux et truffé d'erreurs. Le suivi des factures devient un cauchemar quand vous jonglez avec des tableurs et des piles de papier. Une petite erreur de saisie peut fausser toute votre comptabilité.
• Transparence limitée : il est difficile de suivre l'état des paiements avec les méthodes traditionnelles. Sans visibilité en temps réel, vous ne savez pas quand les paiements arriveront ni où ils en sont dans le processus. Prévoir sa trésorerie devient alors quasi impossible.
• Relations commerciales abîmées : les retards de paiement ont frustré vos destinataires. Des retards à répétition peuvent même nuire à votre réputation. Le pire scénario ? Une action en justice ou un recouvrement.

💡En règle générale, plus l'entreprise est grande, plus vous attendrez longtemps avant d'être payé.

Avec des dirigeants à l'aise avec la technologie aux commandes, les paiements B2B passent au numérique et s'éloignent des méthodes traditionnelles. Ces dirigeants estiment aussi que leurs acheteurs sont prêts à passer au paiement numérique.

Et c'est tant mieux : les solutions de paiement numérique ont résolu bon nombre des problèmes qui minent les méthodes traditionnelles :

Les solutions de paiement B2B numériques vous permettent de traiter les transactions plus rapidement et en toute sécurité. Par exemple, les virements électroniques de fonds traitent le paiement quasiment en temps réel, ce qui réduit les risques de retard et de fraude.

Les solutions de paiement B2B numériques simplifient aussi le rapprochement et la tenue des comptes. Connectés à votre logiciel de comptabilité, les paiements se mettent à jour automatiquement, ce qui réduit la saisie manuelle et les erreurs humaines. Vous pouvez aussi consulter l'état des transactions à tout moment pour gérer votre trésorerie plus efficacement et garder un œil sur les factures impayées.

Grâce à des mesures de sécurité avancées comme le chiffrement et l'authentification à deux facteurs, les solutions de paiement B2B numériques protègent vos informations de paiement sensibles. De plus, les clients B2B sont éligibles au traitement des données de niveau 2 et de niveau 3, qui leur permet de fournir des détails supplémentaires sur les transactions pour bénéficier de commissions d'interchange plus basses et d'approbations plus rapides.

Les paiements B2B numériques sont encaissés plus rapidement que les chèques ou les factures papier. Par exemple, vous pouvez être payé plus tôt et améliorer votre trésorerie grâce à des fonctionnalités comme la facturation automatisée et les liens de paiement en ligne.

Grâce aux plateformes B2B numériques, votre équipe AR peut suivre les paiements en temps réel depuis un tableau de bord. Celui-ci indique quand une facture a été envoyée, consultée ou payée, ce qui permet de prévoir plus précisément les rentrées de trésorerie. Cette transparence facilite aussi la résolution rapide des litiges.

Les solutions de paiement B2B numériques rendent votre équipe plus productive, ce qui vous fait économiser beaucoup d'argent en frais administratifs. De plus, les paiements B2B numériques accélèrent la réception des paiements, pour une trésorerie toujours saine.

Les solutions de paiement B2B numériques offrent à vos acheteurs une flexibilité que les modes de paiement traditionnels ne peuvent égaler. Au lieu de passer par le papier ou le téléphone, les acheteurs peuvent simplement payer en ligne, à tout moment et où qu'ils soient, pour une expérience globale plus fluide.

En outre, la sécurité avancée intégrée aux services de paiement B2B numériques contribue à renforcer la confiance des clients à chaque transaction.

Il existe de nombreuses plateformes de paiement B2B pour vos transactions à prix de gros. Mais choisir la bonne solution de paiement n'est pas une mince affaire. Voici les principaux critères à garder en tête pour comparer les plateformes :

• Niveau de sécurité : votre plateforme de paiement B2B doit offrir un chiffrement solide et plusieurs niveaux de sécurité. Les cartes virtuelles en sont un parfait exemple : vous les générez pour un usage unique ou pour des fournisseurs précis, vous fixez des plafonds de dépenses et, en cas de problème, votre compte principal reste protégé.
• Capacité d'intégration : la plateforme doit s'intégrer parfaitement à votre stack technique. Shopify dispose de sa propre plateforme de paiement, mais vous avez peut-être vos propres méthodes de prédilection. Assurez-vous que la solution fonctionne avec votre logiciel de comptabilité (comme QuickBooks ou Xero), votre ERP et tous les autres outils que vous utilisez au quotidien.
• Service client : pour les transactions à gros volumes, la qualité de l'assistance compte. Vous ne voulez pas que vos paiements soient compromis par un problème ou une panne. Consultez les avis sur les plateformes de paiement B2B sur des sites comme celui de Gartner avant de vous engager.
• Frais : chaque plateforme de paiement a sa propre grille tarifaire. En comprenant comment les frais s'appliquent aux différents types de transaction, vous anticipez mieux les coûts et évitez les mauvaises surprises à l'avenir.

Pour les grossistes, adopter des solutions de paiement B2B numériques est devenu une nécessité plutôt qu'un simple confort. Avec des paiements plus rapides, une facturation automatisée et des options de paiement flexibles, vous gagnez du temps et réduisez vos coûts. Associées à une stratégie de remise sur volume, elles vous permettent même de créer une expérience d'achat fluide qui transforme chaque transaction en croissance.

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1. Qu'est-ce qu'un système de paiement B2B ?

Un système de paiement B2B est une plateforme, un réseau ou un processus conçu pour faciliter les transactions financières entre deux entreprises.

2. PayPal est-il un service B2B ?

PayPal est à la fois B2C et B2B, même s'il est surtout connu pour ses services Business-to-Consumer (B2C) et Peer-to-Peer (P2P).

3. Stripe est-il un service B2B ?

Oui, Stripe est une entreprise B2B, dans la mesure où elle fournit une plateforme et des services que les entreprises utilisent pour mener leurs activités

4. Wise est-il B2B ou B2C ?

Wise est à la fois une entreprise B2C (Business-to-Consumer) et B2B (Business-to-Business), avec des produits distincts pour chaque segment

5. Quelle est la différence entre P2P et B2B ?

Le P2P concerne les transactions entre deux particuliers. Le B2B concerne les transactions où l'acheteur et le vendeur sont tous deux des entreprises ou des sociétés constituées